働き方改革支援ソリューション

子供が三人もいると通院や習い事、小学校・保育園行事など、平日の時間を有効活用しないとこなせないイベントが山ほどあります。

夫婦で短時間勤務ですがそれでも時間が足りないので、私が時々在宅勤務をすることで平日にイベントをこなすことができ、大変助かっています。

共働きですと子供は学校から1人で帰宅し、親が帰宅するまで留守番をしないといけませんが、在宅勤務の日はその心配もありません。週に一度でも家で出迎えてあげれたら、子供も嬉しいのではないでしょうか。ワークライフバランスという意味で、在宅勤務は「できると便利」から「できないと困る」に変わりました。

業務の面では、資料作りやコーディングなどのデスクワークは静かに集中できる在宅勤務のほうが向いていると感じます。社内のコミュニケーションは普段からメールやビジネスチャットを活用していますから、在宅勤務時に不便を感じることはありません。

在宅勤務中でも進捗をメンバーが把握できるよう、普段からタスク管理ツールを利用して今取り組んでいる課題をチームに共有しています。
自身のTODO管理だけでなく上司・メンバーへの進捗報告もできる点が優れていると感じます。

在宅勤務のタイミングにも気を使っています。
出社しないとできない業務や、直接メンバーと話したいケースもありますので、なるべく自身のデスクワークで完結できるタイミングを見計らっています。
そうするためには周りに迷惑をかけない計画性や協調性がより必要になるので、チームで業務を進める訓練の一環になります。

社内には多くの社員がいて直接コミュニケーションできるのは大きなメリットですが、一人で静かに集中したいとき、在宅勤務は良い選択肢だと思います。
通勤が不要になることで自分の時間が増えますし、交通機関が止まっても混乱に巻き込まれず業務を継続できます。

テレワークツールによって働き方が多様かつ柔軟になりますので、これらをうまく使い分けることで、仕事と生活の質を高めることができると感じています。

業務は、社内導入に向け、新しいソフトウェアを検討、評価・分析すること、社内で利用するマシンの基本設定作業などを実施しています。マシン設定のような物理的な制限のある作業は在宅勤務では実施できませんが、検討や結果の評価・分析はオフィスでなくてもできる作業だと考え、これらの作業を主に在宅で実施しています。

オフィスの場合、話しかけられたり、かかってきた電話の対応をしたり、どうしても作業中断しなければいけないことがあるので、作業に集中できて効率が上がったと感じています。私はチームメンバーをマネジメントする立場になります。すべての作業をプロジェクト管理ツールで管理していますので、ツール上で作業状況の確認や新しい作業指示ができ、在宅で作業している不便はありません。ツールに記載しきれない細かい指示はビジネスチャットで伝えることで、問題なく業務を進めることができています。

偶然ですが、在宅勤務を始めたころに家族が入院することになりました。朝早くから夜遅くまでの付き添いが必要となり、家事の全部を私が引き受ける必要がありました。在宅勤務を利用し、朝早くから業務を始め、夕方の早い時間に業務終了、その後、夕方のうちに買い物、食事の支度などの家事を行うことができ、家族の危機を乗り越えることができました。

その後も在宅勤務は続けていますが、在宅勤務の日に私が家事を少しすることは続けています。その分家族の負担が減り、好評です。また、朝、家族が準備する時間は業務分断をして、一緒に食事をすることで、家族とのコミュニケーションの時間が増えましたし、自分が仕事をしている姿を子供に見せることができ、家族の仕事への理解も深まったと感じています。

在宅勤務に関して、メンバーの進捗を管理しきれないといった不安も聞きますが、実際に日常業務で毎日細かな進捗報告をしているチームは少ないのではないでしょうか。実際に経験してみると、実施する作業が整理されていること、個人が行う作業内容が明確であること、作業結果が定量的に評価できること、これらが満たされれば、問題なく在宅勤務は運用できると感じました。そして、これらは当社では在宅勤務に限らず、日常の業務時と変わらないことだったので、スムーズに実施できたのではないかと思っています。違いは、仕事をしている場所だけです。

今の時代、ワークライフバランスは重要ですから、自身が属するチームメンバーにはメンバー間で業務調整をして全員が在宅勤務を実施していけるように進めています。

業務は、社内の業務を円滑に進めるためのコンサルティング業務をしています。社内ルールや制度の検討とそれらに関する問合せの対応、また社内研修の企画・運営、各種報告書の作成などになります。どちらかというと個人でできる作業が多かったこともあり、大きな問題も無く業務を進められています。

業務上、オフィスには各部門からの問い合わせや相談の電話やメールが数多く来ます。オフィスにいるとその対応だけで一日が終わってしまうこともあるのですが、在宅勤務の場合、電話での問合せは出社メンバーに任せることができるので、検討や資料作成などの作業を集中して実施しています。業務上のメリットはやはり、個人作業に集中できることだと思います。特に電話での問い合わせ対応が多い業務ですので、手を止めることなく作業ができることで生産性はとても向上していると感じます。

在宅勤務実施前までは、自身が担当する分野の各種問合せは自分でなければ対応できないと考えて、対応していましたが、実際には他のメンバーでも対応できており、スキルトランスファーという意味合いでもとてもよかったと感じています。

私が在宅勤務を利用し始めた当時の連絡手段は、メールか電話でした。数年前から社内でビジネスチャットの利用が始まり、大きく変わりました。

電話は社内のBYODの仕組みを利用して、社内から転送ができるようにしてありますが、業務開始などの連絡は早朝の場合、どうしてもメールになります。メールの場合は体裁を整えて書く必要があり、また当社ではセキュリティの仕組みが導入されているため、送信時の確認にどうしても手間がかかりました。今では、チームのチャットに一言書き込むだけでよく、1ステップでとても楽になりました。また、オフィスにいる場合、資料の確認や質問は隣の席の人に話しかけるだけになってしまいます。在宅勤務の場合はチャットで確認依頼することになり、メンバー全員から回答がもらえるというメリットもありました。チャットには既読管理機能があるため、メールのようにちゃんと見てもらえているのか？という心配や確認の電話が不要になったことも効率アップになっています。さらに、メールに比べてやわらかい文章でやりとりができるため、コミュニケーションが取りやすくなり、在宅勤務時におけるチャットの影響は大きかったです。

日常の業務を実施するという点では問題を感じることはありませんが、オフィスの雰囲気がわからないといったところはどうしてもあります。業務的に、非常事態が起きた場合の緊急対応などがあるため、急にメンバが不在になったり、オフィスでは緊迫した空気になることもあります。すべての業務で必要なわけではないかもしれませんが、そのような雰囲気も在宅勤務でもわかるようになると良いなと感じています。

また、担当業務の影響か在宅勤務のためにPCを持ち帰るとPCが盗難にあわないかとても心配になるのでこのあたりも改善されていくともっと良くなると思っています。

オフィスでは、予定していない電話や相談などでどうしても作業を中断せざるを得ないことが多くあります。在宅勤務中でもコミュニケーション手段であるメールやチャットで急ぎの依頼がくることはありますが、トータルとしては集中できる時間が大幅に増えました。また、「この作業をいつ実施するのか」を今まで以上に考えるようになり、その点でも全体の効率は上がっていると感じます。いつもは片道1時間半ほどかけて通勤をしているのが無くなる事もあり、朝からの集中力にも差が出ていると感じますし、仕事終わりには、達成感と疲れ方がぜんぜん違います。

ただ、いいことばかりではなく、在宅勤務のためにPCを自宅に持ち帰らなければいけないことと、自宅には外付けのディスプレイが無いため、作業内容によっては、効率が悪くなる作業もありました。ディスプレイが無い点については、在宅で実施する業務のマネジメントで対応しています。PCの持ち帰りについては、2017年から社内でリモートアクセス(MagicConnect)の運用が開始され、自宅PCからでも業務ができるようになったので、活用し持ち帰りしなくても良いようにしていきたいと考えています。PCの持ち帰りが不要になるのは、セキュリティの観点からも良いことだと感じています。

チャットやメールでの連絡が無いかをいつもより意識してしまい、集中力が途切れることもあります。このあたりは、新しいICTで改善していく必要があると考えています。

通勤時間がなくなったことで、朝活や夕活などでプライベートの充実を図ることができるようになりました。通勤時間がなくなることで、逆に運動不足になるデメリットを感じていた中、タイミングよく東京マラソンに当選し、在宅勤務後にランニングすることを日課の中に組み込むことができました。結果、お腹も多少凹んで健康的となり、今年は花粉症も楽になりました。

また、今までは休暇を取らなければいけなかった通院や銀行での手続きなども可能になり、精神的にゆとりができました。子供が休みだったり帰りが早い日には、一緒にランチをとることができるようになり、家族とのコミュニケーションの時間が増え、家族の絆も深まったと考えています。

私自身が新しい事にチャレンジすることが好きなため、社の制度が整備されてすぐにチームでの在宅勤務の運用を開始しましたが、管理者としてメンバーの仕事ぶりや生産性は気になりました。しかし、メンバーはきちんと仕事をしてくれるであろうという信頼を持つこと、また、毎週の進捗会議で進捗確認したり、定期的に在宅勤務の状況(メリット/デメリット/改善など)をメンバー全員で共有することで、安心して運用することができています。開始から半年あまり経過して、メンバーの体調向上や仕事に対する姿勢にも変化が現れた副産物(メリット)もあり 今では在宅勤務は欠かせないツールとなってきました。

最初は、通勤時間の削減によるプライベート時間増しかメリットが無いと感じるかもしれません。しかし、継続していくうちに徐々に仕事に対する考え方が変わってくることに気がつきます。日本では、管理者層の多くが四半世紀にわたり朝早くから夜遅くまで会社で仕事をしていたため、テレワーク導入によって「今までの自分を否定するようで受け入れがたい」といった意識も強いと言われていますが、メンバーを信頼しぜひ取り入れて活用していくべきだと思っています。

オフィスにいると、どうしても周りでの会話や電話などが気になり、集中できないことがあります。在宅の場合そのような誘惑が無いのが最大のメリットで、資料作成などはとてもはかどります。

また、在宅勤務を実施するようになってから、仕事の段取りの仕方が変わりました。以前は優先順位順に実施していましたが、そこに「在宅で実施する分」という要素が加わり、スケジュール調整をするようになり、業務のマネジメント力も向上したように感じています。

また、口頭であればすぐに説明ができることでも、テキストで伝えることが必要になってくるため、いつもより時間がかかることもあります。しかし、テキストにする分、自身で物事を事前に整理する必要ができ、よく考えると連絡する必要が無かったということもあるので、トントンかなと感じています。

通勤時間が削減できる効果は想定していましたが、それ以上にメリットがあるのが昼休みの1時間を家事に使うことができることです。ちょっとした、掃除や夕食の支度などをここで実施しています。また、出勤日だとどうしても日が暮れたあとに取り込むことになる洗濯物も、日が沈む前に取り入れることができて助かっています。

今までは休みを取らなければいけなかった病院にも余裕を持っていくことができるようになりました。小学生になると、学校行事なども増えると思うので、さらに有効に利用していきたいです。

育児や介護など、在宅勤務をする事由がない、勤務地近くに住んでいるので通勤時間削減といったメリットもないということで、利用されない方も多いかと思います。でも、実際在宅勤務をしようとなると、どの作業をいつやろうかといったことを考えるようになり、、実際に在宅勤務をしない時でも自分の中で自然とタスクコントロールの意識がつくようになります。結果として業務の効率も上がり、プライベート含め充実できるようになると感じています。