株式会社テレビ東京 様

本社機能の移転を契機に、全社員にスマートフォンを支給

　テレビ東京が本社機能の移転を発表したのは、2012年の5月。放送機器の更新に加え、４つのビルに分散した本社機能を集約し、業務効率を上げるためだ。移転に合わせて、従業員ひとりあたりのオフィススペースを標準化して、スペースの有効活用も目指したという。 小井川 堅一氏は、その理由について次のように話す。

　「旧本社ビルでは、ひとり当たりのスペースにゆとりがある部署もあれば、狭い部署もありました。そのため、ひとり当たり 4m2に標準化することで執務スペースの有効活用を図り、会議スペースの拡大も実現しようとしたのです」

　オフィスの理想形を探るなかで、一部の部署では固定電話を廃止してスマートフォンを利用するフリーアドレス化を実現した 。

G Suiteの複数ドメイン利用にも問題なく対応したProgOffice Enterprise

　テレビ東京ではメールやスケジュール管理に、Google社のG Suiteを利用している。そのため、G Suiteにログインすれば、ProgOffice Enterpriseへのログインも連携して行えるのが理想だ。ところがテレビ東京では、複数のドメインをG Suiteで使用していたため、当初はProgOffice Enterpriseとの連携に課題があった。しかし、試験導入時に評価をしていた小澤 幸也氏は、NTTテクノクロスの素早い対応に驚いたという。

　「試験導入をした当初は、G Suiteと組み合わせているシングルサインオンサーバの許可デバイスの台数を必要以上に消費してしまい、うまく連携ができていませんでした。それをNTTテクノクロスは、短期間のうちに、新しい認証連携の方式を提案してくれ、その問題点を解決してくれました」

　G Suiteと連携ができたことで、ユーザは理想的なログイン方法でProgOffice Enterpriseを利用できるようになった

クラウド型の電話帳がオフィスのペーパーレス化を推進

　　新しい本社ではペーパーレス化も推進された。その例が内線電話帳のクラウド化だ。従来はA3サイズにプリントされた紙の内線電話帳を使用していたが、情報管理の観点から廃止することになった。代替するものとして期待されたのがProgOffice Enterpriseだ。小池勝善氏は試験的な導入を通して、期待が確信に変わったという。

　「全社員がスマートフォンを持つわけですから、電話帳が社員名簿代わりになると考えていました。ただ、その電話帳はパソコンからも使いたい。そんな製品があるものかと心配しましたが、スマートフォンからも、パソコンからも使えるProgOffice Enterpriseがあったのです」

　採用にあたってまず評価されたのはセキュリティだ。スマートフォンを持って外出することを考えると、紛失時のセキュリティが確保されていなければならない。その点、ProgOffice Enterpriseはクラウドサービスなので端末には情報が残らない。万が一、紛失しても情報漏えいを防ぐことができる。齋藤善昭氏は、セキュリティを守りながら、着信履歴が名前で表示されるところもよいと評価する。

　「内線通話先が電話にでられないときも、着信履歴として名前が表示されますから、コールバックがもらいやすくなりました」と、従来の社員名簿時代との違いを強調する。ニュースやスポーツなど、番組の制作現場において迅速な連絡が求められる放送局だからこそ、コールバックは早いほどいい。

人事データとの親和性を高め、組織検索をもっと便利に

　データのメンテナンスや検索性の面でも、テレビ東京とNTTテクノクロスは、仕様のすり合わせを行った。電話帳データの管理には特別なソフトウェアを用意することなく、CSV形式でも管理できる点が、ProgOffice Enterpriseを導入する上で非常に便利だったと岩﨑 巧氏は話す。

　「人事データの社員コードとProgOffice Enterpriseに流し込むCSV形式のファイルに親和性があるので、人事異動などで発生する電話帳データの更新がとてもはかどります。さらに、組織階層を意識したフォーマットになっているため、人事データの変換がとても楽なところも気に入っています」と微笑む。

　放送局は番組制作を行う現場のスタッフが多く、人事異動が頻繁に発生する。それだけに、この機能には助けられているという。

　また、ProgOffice Enterpriseは、内線通話先を組織名から選択できるが、テレビ東京には数多くのグループ企業があるため、組織で選択した場合の画面表示をシンプルにする必要があった。当初は選択表示が分かりにくく不評であった。

　NTTテクノクロスは、組織選択の方法を工夫し、選択した際に組織のツリーをたたんだ状態で表示できるようにした。その結果、ツリーの下の方に表示される内線通話先までスクロールする必要なく表示できる。さらに、複数の組織の役職を兼務している場合は、選択した組織の役職名を表示できるため、通話の際に「どの役職名で呼べばよいか」と迷うこともなくなった。細かなことだが、毎日の業務で使用することを考えれば、使いやすさに大きくつながるポイントだろう。

G Suiteのカレンダー機能と連携させれば将来的には、連絡手段の推奨も可能

　齋藤氏は、将来的にProgOffice Enterpriseで利用したい機能が3つあるという。

　「G Suiteのカレンダーと連携して、会議中ならSMSにするなど連絡手段の推奨機能があるといいですね。電話帳のメモ欄には、制作スタッフなら担当した番組の一覧が出るなど業務履歴の機能もほしいと思います。その先には、やはり音声認識でしょうか？」と夢を語る。

　このうち、G Suiteのカレンダーとの連携は、提供開始できる段階であり検討中だ。ProgOffice Enterpriseは、クラウドサービスとの連携を広げている。また、顧客の要望を取り入れながら機能の拡張や連携先の拡大を進めて、企業の役に立つコミュニケーションツールとして進化をしている。さまざまな業務、働き方をしているテレビ東京の業務をこれからもProgOffice Enterpriseは支えていくだろう。