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ワークスタイル変革期に在宅勤務を定着させる秘訣とは?

当社の在宅勤務の活性化事例を紹介します。是非、自社のワークスタイル変革へご活用ください。

 2016年7月13~15日、東京ビックサイトで開催されたワークスタイル変革EXPOに安心安全な信頼できるビジネスチャット「TopicRoom」を出展いたしました。(当日の様子はこちら

 今回はお立ち寄りいただいた多くのお客様から寄せられたご質問「在宅勤務を活性化するにはどうすれば良いのか?」に関して、当社のTopicRoomを用いた活性化事例を用いて紹介させていただけたらと思います。是非、自社のワークスタイル変革へご活用ください。

ワークスタイル変革EXPOのイメージ図

NTTソフトウェアの在宅勤務制度

 当社の在宅勤務は、会社業務の円滑な運営並びに社員の職業と育児・介護責任の両立および福祉の向上を図る観点から、2008年度より制度化し、妊娠、育児および介護を行なう社員を対象に適用してまいりました。

 2013年6月、政府は「世界最先端IT 国家創造宣言」で2020年までに「雇用型在宅型テレワーカー数を10%以上」「テレワーク導入企業数を2012年度比で3倍」という目標を掲げました。これを受けて、当社は2016年4月より効率的な業務遂行の推進および更なる生産性の向上等に向けて、社員が在宅勤務という業務スタイルを選択できるよう、社内制度を改定いたしました。

世界最先端IT 国家創造宣言

 総務省の発表によりますと、在宅勤務制度を導入している企業は少ないようです。

総務省発表

5か月間で2.5倍普及しました

 当社も、社内制度変更直後はなかなか普及が進みませんでしたが、制度の詳細や利用者の声、FAQを掲載した社内ポータルサイトの開設や利用状況の定期的な見える化など総務部の普及活動により、5ヶ月で利用経験者数が約2.58倍に増加しました。

 普及を後押ししたものの1つとして「TopicRoom」が挙げられます。以降は、TopicRoom導入前の在宅勤務における問題点と、導入による変化、活用イメージをご紹介いたします。

TopicRoom導入前の在宅勤務

 TopicRoom導入前、当社の在宅勤務におけるコミュニケーションツールはメールと電話。メールだとタイムリーなやり取りが難しく、誤送信も心配。電話だとタイミングが合わず、言葉だけでは上手く伝えられない。結局、直接同じものを見ないと上手く意思疎通を図れず、相談や議論はオフィスにいるメンバーのみで実施することが多くなっていました。そのため、在宅勤務をしているとチームの状況が見えなく、疎外感を感じることも少なくありませんでした。

 こういった状況から、在宅勤務で行う仕事は限られた仕事になりがちでした。また、メンバーに休みだと思われて作業が効率的に割り振られず、チームが上手く回らないことも。さらに、管理職が、業務内容の管理・把握をタイムリーにできないという問題もありました。

TopicRoomのある在宅勤務

 2014年7月から全社導入したTopicRoomは、今ではメールと電話に並ぶ社内コミュニケーションに欠かせない手段の1つです。電話のように相手の都合を気にせずにメッセージを送信でき、メールのように定期的にメール受信をしなくても自分に必要なメッセージの受信を通知するよう個人でカスタマイズできる。

TopicRoomの活用

 TopicRoomの活用により、ロケーションや部署の異なる社員や外出中のチームメンバーと気軽にコミュニケーションが取れるようになり、社員の業務スピードが加速しました。こうして社員に「TopicRoomがあれば顔を合わせなくてもチームとして働ける」という意識が根付いていたことが、在宅勤務の社内普及の一因であると言っても過言ではありません。

 また、TopicRoomの普及は当社のBCP対策の1つでもあります。日頃から在宅勤務に慣れ親しんでおくことは、災害時など出社が困難な時でも問題なく事業を継続するための訓練になっています。

TopicRoomを活用した在宅勤務利用イメージ

1. 資料作成(提案書、設計書、マニュアル等)

 資料を作成していると、他のメンバーへの相談や途中段階での方向性確認、進捗報告が必要になります。TopicRoomはファイルの添付ができるので、作成途中の資料を共有しながら、意識合わせや進捗確認を効果的に行えます。

資料作成

2. 問い合わせに対する一次回答

 問い合わせ回答にあたって、回答の言い回しや不明点の確認など、有識者や上司への相談が必要になります。TopicRoomを活用すれば、タイムリーに確認ができるだけでなく、会話を選んでトピックとしてまとめられるので、備忘録の作成やノウハウの共有、報告資料作成のネタ集めなどが簡単に行え、自分だけでなくチームの以降の作業効率が格段に上がります。

問い合わせ回答

まとめ

 当社の在宅勤務制度導入において、TopicRoomは必要不可欠なもので、TopicRoomの普及なしでは在宅勤務の社内普及は出来なかったといっても過言ではありません。

 私自身も8月より在宅勤務を活用し始めました。私の業務は元々外出や打ち合わせが多く、チームのメンバーとはTopicRoomでコミュニケーションをとる習慣がありました。今では月に1~2回、資料作成のような個人作業に集中したい日に在宅勤務を利用しています。チームの状況は自分のタイミングで確認でき、自分に関係する情報はタイムリーに通知してくれるTopicRoomがあるから、集中を切らさずに在宅でチームの業務も問題なく行えていると実感しています。また、在宅勤務は通勤時間を考慮する必要がないので、往復2時間分を趣味や休息、家事、勉強に充てることができて一石二鳥。2ヶ月経った今ではすっかり私のワークスタイルの1つに定着しています。

トピ

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著者プロフィール
片山 珠里
片山 珠里

NTTソフトウェア株式会社
ビジネスソリューション事業部
第二カンパニー