ダッシュボードとは、集計したデータや分析した情報を一覧化し、閲覧用にレイアウトを整えた画面のことを示します。

今回は、「勤怠データ」を用いて作成したダッシュボードをご紹介します。

勤怠モニタリング

出社/在宅といった勤務形態や、残業時間、有給休暇等のデータを集計し、一覧表示させています。

ダッシュボードを利用することで、情報が見やすくなり、また職種や組織といった条件別に比較することが、ボタン操作だけで可能になりました。

では、上記のダッシュボードの活用例をさらに詳しく、次の章でご紹介します。

BIツールの導入というと、どうしても「データを管理しやすくする」ために可視化というイメージがありますが、今回是非知って頂きたいのは、「アクションに繋げるためのデータ可視化」こそがBIツール導入の目的ではないでしょうか。

今回は、具体的な活用イメージを知っていただくため1章で挙げた「勤怠データ」を参考にして、BIツール導入によって可能となるアクションをご紹介します。

① データのリアルタイム性がアップ！状況に合わせたサポートが即座にできるように！

従来のデータ管理で思い浮かぶのは、Excelやパワーポイントによる資料ベースのものが多いかと思います。資料管理の課題として主に挙げられるのは、資料作成に割かれる「工数/時間」や、「データの見ずらさ」が問題視されがちですが、もう一つの課題として、データ収集→資料作成→展開までの時間経過によってデータのリアルタイム性が損なわれることも大きな問題と考えています。

例えば、残業時間を例に挙げると、「社員Aさんの業務が急に忙しくなり負担が増えている」という状況で、上司Ｂさんが気づいたのが 1週間後ではすでにＡさんはへとへとの限界になっているかもしれません。

では、「社員Aさんの業務が急に忙しくなり負担が増えている」ことをすぐ気づけていたら、どうでしょうか？

すぐに気づけていれば先程のような問題が起きてしまう前に、タスクの調整や追加人員の調整といった行動を起こし、対策を打つことが可能です。

Yellowfinでは登録されたデータをリアルタイムで取り込むことができるため、すぐにダッシュボード上に反映することが可能です。

このようにBIツールを用いることで情報の鮮度が良くなり変化にいち早く気付けるため、様々なアクションにつなげることができます。

②情報が一覧化されたことにより、原因特定を迅速に！

データ分析の活用例として、何かあった際に原因調査に利用する場面がたくさんあるかと思います。

例えば、勤怠データであれば、「今月からBチームと比べて、Aチームの業務効率下がっている」という報告があった際に、こんな風にデータが見えているとどうでしょうか？

ダッシュボードを使って、AチームとBチームの勤怠データを比較してみます。

ダッシュボード上に表示することで、業務状況/在宅率/残業時間/年休取得状況といった関連する情報を一覧で比較できます。

そのため、このダッシュボードを見るだけでも、今月のBチームは全体的に在宅率が高く残業時間が少なく、Aチームより進捗率が高いことが分かります。

つまり、このデータから業務をうまく進める手段がＢチームにはなにかあるのでは？と考えることができます。

違いや問題に気付くことができれば、ただＡチームに業務進捗上の問題をヒアリングするだけでなく、Ｂチームに「在宅制度を使いながら効率よく作業が進められるやり方がありますか？」と相談する等、新しいアクションにつながり、対策の選択肢が増やすことが可能です。

異常に気づいた際に、BIツールを用いることで様々なデータの分析を容易に実施できるようになるため、異常時の原因特定から対策を打ち出すまで、迅速に実施することが可能になります。

2章でBIツール導入後のアクションについてご紹介しましたが、Yellowfinの機能を使うことで、さらに便利にダッシュボードを活用にすることができます！

この章では、Yellowfinの便利機能をご紹介致します。

① チャットのリンクを組み込むことで、確認→連絡までを1画面で完結！

ダッシュボード上にチャットへのリンク機能を搭載することで、データを確認してすぐ連絡することができます。

「気付いていたのに連絡しそこねてしまった…」という事故も防げますし、Yellowfinを開くだけで全てを完結させることができるため、より便利にダッシュボードを使って頂けるかと思います！