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パートナーとの契約を「紙+郵送 / ファックス」から「デジタル」へ

データ連携サービス「DataSpider Cloud」を使って、オンプレミスとクラウド環境間でのデータ連携を検討する際に知っておくと役立つポイントをお伝えします。

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コロナの影響により、テレワークを推進している企業様も多いことでしょう。
そのテレワークの推進を阻むものに、「紙文化」があります。

「顧客からの注文書が郵送されるから・・・」
「書類に押印が必要だから・・・」

こんな理由でテレワークができない方も多いのではないでしょうか。

このような状況を打破するためには、業務の中から紙をなくしていくことが有効です。つまり、文書をデジタル化することにより、テレワークを推進することが可能となります。

NTTテクノクロスでは、2019年に契約業務のデジタル化を実現しました。

DocuSignとBoxで契約業務のデジタル化を実現・コロナ禍でも役に立つ

契約業務のデジタル化で弊社が採用したのは、DocuSignとBoxです。
DocusignはBoxなどのアプリケーションとの連携が容易であり、アカウント作成が必要ないなど、署名者にとっても負担が少ないことから弊社で導入を行い、今まで紙+郵送/ファックスでやり取りしていた 年間1万件を超えるパートナー様との契約書を電子化することで、契約書の誤郵送や誤送信、余計な書類の混入等のエラーを防止し、業務効率を大幅に向上させました。
(Docusignの導入事例はこちら

実は、その導入プロジェクトには「在宅勤務の推進」も含まれていました。
全社では在宅勤務が推奨されていましたが、契約担当は在宅勤務をしにくい状況でした。
契約業務のデジタル化を実現することにより、在宅勤務をしやすい職場環境を手に入れることに成功しました。
この改革が、コロナ禍に役立ったことは言うまでもありません。
契約担当社員は、在宅勤務をしながら、業務を遂行することができたのです。

DocuSignは全世界数億人のユーザに使われている電子署名サービスです。
コロナ禍における「脱ハンコ」サービスとして注目を浴びています。
Boxも全世界9万7千社以上に使われているコンテンツ管理、ワークフロー、 コラボレーションのためのプラットフォームで、業務改革を推進する企業に選ばれています。

DocuSignとBoxを選んだのは、それぞれの機能が優れているからだけではありません。
この2つのサービスはともに、高度なセキュリティを保ちながら、他のシステムとシームレスに連携することが可能です。

電子帳簿保存法にも対応

また契約業務では関連書類が一箇所に整然と管理されていることが重要です。整理されていれば必要書類が揃っているのかが一目瞭然となり、不足書類の確認も速やかに行えます。
また、監査に対しても迅速かつ正確に対応することが可能となります。

具体的には、電子帳簿保存法では電子データの保存要件が定義されていますので、それを満たす必要があります。
要件は「真実性の確保」、「可視化性の確保」であり、以下が求められています。

DocuSign とBoxを連携して活用することにより、電子帳簿保存法の要件を満たすことが可能となります。

クラウド連携サービス(iPaaS)で更にDXを推進

文書がデジタル化されるということは、単に「紙がなくなる」というメリットだけには留まりません。

デジタル化されることにより、他のシステムと連携することが可能になります。
先述の契約書理で例えるのであれば、受注契約が完了した時点で、営業管理システム(SFA)の案件ステータスを「契約済み」に修正し、契約書のリンク作成するといった処理を自動で実現することが可能となります。

このような処理を実現するサービスとして、iPaaSに注目が集まっています。

クラウド連携サービスでは、クラウドやオンプレに容易に接続するための仕組みが備わっています。
例えばDataSpider Cloudでは主要なクラウドサービスとの連携アダプタが装備されています。

・Amazon Web Services
・Salesforce
・Log Manager for Salesforce
・G Suite
・Microsoft Azure
・kintone

アダプタを利用すれば、連携毎の面倒なコーディングやデータ仕様の解析、詳しい知識は不要です。
また上記以外のクラウドサービスにはRESTアダプタを使ってAPI連携することが可能です。
詳細は製品ページを参照ください。

著者プロフィール
DataSpider Cloud担当
DataSpider Cloud担当

NTTテクノクロス株式会社
ビジネスソリューション事業部