概要

LIXIL製品を展示しているショールームを運営するLIXIL Advanced Showroom様同社ではショールームの課題を解決するために、NTTテクノクロスのタスク見える化サービス「FlatTask」を導入。それによって今まで管理できていなかった業務やタスクの見える化ができるようになり、仕事の効率化を実現した事例を紹介します。


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< 左から 社長室 室長 / 関 喬 氏  社長室 IT推進課 / 在郷 俊介 氏 >

課題

LASの業務内容


LASは2013年9月にLIXIL社とアデコ社の合弁により設立され、日本各地にあるLIXILショールームの運営を管理している。LIXILで取り扱っている商品は、水まわりから、内装建材、玄関、サッシ、外壁など多岐にわたるため、ショールームでは非常に多くの商品を展示している。近年では「デジタル化」「スピード」「タスクの実行力」を合言葉に、ITの活用で働き方改革の促進や生産性向上をすすめている。


組織の業務内容と課題

 LASでITの活用の舵をとっているのが社長室IT推進課の在郷氏だ。
IT推進課では、日常業務を効率化するITサービスやツールの調査、社内システム構成の検討、社内へのIT活用を啓蒙することを仕事としている。

 在郷氏は様々なITサービスやツールを導入してLAS内の課題を解決してきたが、ショールームのタスクの見える化に関する課題については、まだ解決できていなかった。ショールームの各拠点には、複数の部署や親会社から様々なマーケティング施策(デジタル化、商品カタログの促進、各種キャンペーン等)が展開される。そのため、各拠点がタスクを抱えすぎたり、同じタスクを依頼されたりすることもあり、各拠点のマネージャーから不満が出ている状況だった。  
 在郷氏は、全社的な生産性の低下を招いているとこの状況を問題視。原因はタスクが見える化できていないことにあると考え、タスクが簡単に共有できるタスク管理ツールを探すことにした。

解決へのアプローチ

FlatTaskの選定理由

 LASにとってタスク管理ツールは下記2つの要件さえ満たしていれば十分だったが、なかなかLASの要件に適した製品が見つからなかった。

 ・特定の人だけでなく、複数の人にもタスクを依頼できる
 ・依頼したタスクの未読/既読、完了状況がわかる

 選定する中でいくつかの製品は実際にトライアルも行ったが、タスクを依頼する機能が無い、要らない機能が多く使いづらい、海外製品だと和製英語や操作画面がわかりづらいなど、LAS内に浸透させていくためには、どれも不安を感じさせるものであった。そこで、もともと他の製品で付き合いのあったNTTテクノクロスの営業担当に抱える課題の相談をしたところ当時リリース直後のFlatTaskを紹介された。

 「他社製品は全体的に余計な機能が多い印象でしたがFlatTaskは機能がシンプルで、金額も当初検討していた予算の半分でした。さらにリリースされたばかりでこれからユーザーの意見をもとに改良を加えていくという段階だったので、我々の意見を製品に反映してくれたことも選定のポイントでした。」と在郷氏は当時のことを語る。

 NTTテクノクロスから30分程度デモを実施してもらったが、デモ自体不要なほどすぐに操作の理解ができたという。また、導入時には社内セキュリティの関係で簡単な社内向けマニュアルを作成したが、その他の手順については特に問い合わせもなく、約100名の各拠点のマネージャーほぼ全員が問題無くインストールできた。

ソリューションとその成果

報告時間の短縮とタスクの実行力がアップ

 FlatTaskの導入で、各拠点にどのようなタスクが依頼されているのかを把握することができ、未読/既読や完了状況もわかるので、経営層やエリアのマネージャーが各拠点の状況を把握しやすくなった。タスクが完了したら完了ボタンを押すだけ。今まで時間がかかっていた完了報告が簡略化されることで報告のスピードアップを実現した。
 また、以前はタスク管理が属人的だったため、タスクの状況確認や催促といった無駄なやりとりも散見されたが、依頼したタスクをお互いにいつも意識できる状態となり、タスク実行力も向上した。 

 ショールームからはこのような声もあがっており効率的な働き方ができているという。

  「簡単に登録できてリマインダーも設定できるので、仕事の抜け漏れや期日を過ぎて作業にとりかかるといったことはなくなった。
   当たり前のことを当たり前にできる環境になった。」

  「重要なタスクが電話で来るときもあり、両者間でタスクを依頼したかどうか忘れてしまっているときもあった。
   今では電話中や電話が終わった後すぐにFlatTaskに登録するので、漏れもなくなった。」

 当初の目的はショールームの課題を解決するためにタスク管理ツールを導入したが、LASではFlatTaskを勤怠の承認管理や、月次の締め処理の管理にも活用している。活用範囲をひろげたことで関氏や在郷氏が所属する部署での働き方改革にも役立っているとのこと。

 「例えば、今までは会議でやろうと決めたはずのことが、意識違いで実施されていなかったといったこともありました。それが、会議などで決まった内容や宿題をすぐにタスクとして登録・管理することで、確実に実行されるようになりました。」と社長室長の関氏は語る。




今後の展開

未配布の社員にも展開し、会社全体の生産性をアップ

 関氏と在郷氏は今後のFlatTaskの活用について次のように話す。

「ショールームの課題を解決するためにタスク管理ツールを利用し、属人的な管理だったタスクの見える化ができ、現場の生産性がアップしました。そこから自分たちの毎月定期的に行っている業務の管理はもちろん、普段の報告に活用することで効率よく仕事ができるようになりました。現在FlatTaskを使っているのは主に課長や部長クラスの人間です。今後は組織の成長のためにもそれ以外の社員にもFlatTaskを活用してもらい会社全体の生産性をあげていきたいです」(関氏・在郷氏)

お客様プロフィール

 お客様プロフィール
設立 2013年9月20日
事業概要 ショールーム施設等の運営管理
資本金 1億円
従業員数 1589名
URL https://www.lixil-as.jp/

※2019年9月末現在

※当ソリューション・製品に関するお問い合わせリンクは、FlatTaskのお問い合わせ専用ページ
(社外サイト:ListFinder/株式会社イノベーション提供)に遷移します。